Moderne Zahnmedizin: Work-Life-Balance in der Zahnarztpraxis

Im Gespräch mit Dr. Lilly Qualen


  • Zahnärztin, Unternehmerin und junge Mutter sein

  • Engagement für eine wirklich moderne Zahnmedizin

  • Alle Aufgaben sind gleich wichtig

  • Einbindung des Personals in die wöchentlichen Sitzungen

  • Nicht-Spezialisten können für Zahnarztpraxen von Vorteil sein

  • Herausfinden, was und wie man Aufgaben delegiert

  • Das Verhältnis zwischen Praxismanagement und Zahnmedizin

          

Dr. Lilly Qualen

Zahnärztin & Inhaberineiner Zahnarztpraxis in Niendorf

  • 2015 schloss sie ihr Zahnmedizinstudium in Leipzig ab.

  • Inhaberin einer Zahnarztpraxis in Niendorf an der Ostsee

  • Standort: Hafenstraße 1, 23669 Timmendorfer Strand, Germany

  • Website: https://zahnarztamhafen.de/

  • E-mail: info@zahnarztamhafen.de

  • Telefon: +49 214 503929 

  • Facebook: @dentistamhafendentistamhafenzahnarztamhafen

  • Instagram: @dentist.dr.q

Hafenstraße 1, 23669 Timmendorfer Strand, Deutschland

Im Gespräch mit Dr. Lilly Qualen

 
 
 
 

Zahnärzte, die eine eigene Praxis führen, haben oft Schwierigkeiten, ihr Berufs- und Privatleben optimal zu vereinbaren. Das ist verständlich - zwischen der Bewältigung der zahnärztlichen Aufgaben, der Leitung eines Teams, der Zufriedenheit der Mitarbeiter und der Führung des Unternehmens kann es schwierig sein, Zeit für Familie und Freizeit zu finden. Dr. Lilly Qualen ist Zahnärztin und Mutter eines drei Monate alten Jungen mit eigener Zahnarztpraxis in Niendorf, Deutschland.

Unser Team von Zircon Medical hat kürzlich Dr. Qualen in unserer Podcast-Reihe zu Gast gehabt, um mit ihr darüber zu sprechen, wie sie die perfekte Work-Life-Balance findet, während sie eine Zahnarztpraxis leitet und gleichzeitig Mutter eines kleinen Kindes ist.

Dr. Lilly Qualen, die Inhaberin einer Zahnarztpraxis in Niendorf, Deutschland, stellt sich vor

Dr. Lilly Qualen schloss 2015 ihr Zahnmedizinstudium ab und gründete im April 2018 mit nur 26 Jahren ihre eigene Praxis in Niendorf an der Ostsee.

Dr. Qualen sagt, dass die Möglichkeit, Zahnärztin zu werden, in ihrer Jugend immer eine große Rolle gespielt hat, da ihr Vater ebenfalls Zahnarzt war. Besonders gefiel ihr, dass ihr Vater mittags, abends und an den Wochenenden immer zu Hause war. Deshalb schloss sie die Zahnmedizin nie aus, auch nicht, als sie eine juristische oder schriftstellerische Laufbahn in Betracht zog. Letztendlich erschien ihr die Zahnmedizin immer als die "solidere Wahl", die langfristige Zufriedenheit garantieren würde. 

Dr. Qualen sah in der Zahnmedizin eine Möglichkeit, längerfristig ein beruflich glücklich zu sein.  In ihrer Region hat ein Zahnarzt in der Regel nur einen Notfalldienst im Jahr, bei dem er an einem Wochenende in Bereitschaft sein muss. Da sie ihre eigenen Arbeits- und Öffnungszeiten festlegen können, sind alle anderen Wochenenden im Jahr ihre eigenen.  

Zahnärztin, Unternehmerin und junge Mutter sein 

Dr. Lilly Qualen sagt, dass ihre Arbeitszeiten nicht mit dem klassischen 9-to-5-Job übereinstimmen - es ist eher 8-to-6 und bis 19 Uhr an drei Tagen. Denn die Öffnungszeiten sind so gestaltet, dass auch spätere Termine ab 18 Uhr oder sogar früh morgens ab 7 Uhr wahrgenommen werden können. Die Nachmittage am Mittwoch und Freitag sind entspannter, sagt sie.

Als Inhaberin einer Zahnarztpraxis muss sie jedoch viel mehr als nur 40 Stunden pro Woche arbeiten. Sie arbeitet zusätzlich mindestens 10 Stunden pro Woche, um verschiedene bürokratische Aufgaben zu erledigen. Während sie einen Teil der Arbeit an ihr Team delegiert, muss sie einen anderen Teil selbst erledigen, z. B. die Korrektur der Buchhaltung, die Überprüfung der Konten und vieles mehr. 

Dr. Qualen muss ihre Aufgaben als Zahnärztin und Praxisinhaberin bewältigen und gleichzeitig einen kleinen, drei Monate alten Sohn großziehen. In den letzten Monaten hat sie sich ein wenig aus ihrer Zahnarztpraxis zurückgezogen, um sich auf das Muttersein zu konzentrieren. Jetzt behandelt sie in erster Linie Stammpatienten oder akute Schmerzfälle. So kann sie ihre Sprechzeiten reduzieren und ihren zweiten Vollzeitjob zu Hause ausüben, wo sie sich um ihren Hund und ihre Familie kümmert. 

"Wenn man mit einem kleinen Kind im Arm zu Hause ist", fügt sie hinzu. “ist man froh, wenn man die Wäsche irgendwie sortiert bekommt. ” 

Engagement für eine wirklich moderne Zahnmedizin 

Dr. Qualen sagt, dass sie sich für eine moderne Zahnmedizin einsetzt. Sie stellt jedoch klar, dass sich moderne Zahnmedizin nicht nur auf die technischen Aspekte bezieht, d.h. auf die fachliche Aktualität. Sie sagt, dass alle Zahnärzte in Deutschland verpflichtet sind, sich fortzubilden, und die meisten Zahnärzte bemühen sich, mit den neuesten Veränderungen und Entwicklungen in ihrem Fachgebiet Schritt zu halten. Alle Zahnärzte in Deutschland sind dem modernen zahnmedizinischen Standard verpflichtet. Wenn sie also von "moderner Zahnmedizin" spricht, meint sie damit moderne Arbeitsgrundsätze. 

In der modernen Zahnmedizin geht es laut Dr. Qualen darum, neue Impulse und Standards in Sachen Personalführung und Teambildung einzubringen. Wie gehe ich mit der Personalstruktur um? Welche Gehälter zahle ich, damit meine Mitarbeiter zufrieden sind? Wie investiere ich in die zwischenmenschlichen Beziehungen zu meinen Mitarbeitern, um einen Teamgeist zu entwickeln? Dies sind einige der Fragen, mit denen sie sich bei ihrem Versuch auseinandersetzt, die moderne Zahnmedizin und den Arbeitsplatz zu fördern. Sie ist der Meinung, dass alle Teammitglieder gleichermaßen wichtig sind, egal wie klein das Rädchen im Uhrwerk der Praxisauch erscheinen mag. 

Dr. Qualen sagt, sie hätte lieber zu viele Mitarbeiter als zu wenige, die alle überlastet und gestresst sind. Zurzeit hat ihre Praxis sechs Angestellte, was für eine kleine Zahnarztpraxis eine ziemlich große Zahl ist. Die vielen Mitarbeiter ermöglichen es jedoch allen, in einer entspannten Umgebung zu arbeiten, auch mal Pausen zu machen und Stress zu vermeiden. Ihre Teammitglieder haben auch genügend Zeit, um miteinander und mit den Patienten zu sprechen, was das Patientenerlebnis verbessert. 

Alle Aufgaben sind gleich wichtig 

Dr. Qualen sagt, dass alle ihre Mitarbeiter ein Gefühl der Zugehörigkeit haben. Das liegt daran, dass sie oft kommuniziert, dass alle Aufgaben gleich wichtig sind - jeder hat eine Rolle zu spielen. Selbst so kleine Handlungen wie das Beantworten des Anrufs und das Öffnen der Tür für den Patienten ebnen den Weg für eine positive Patientenerfahrung. Selbst wenn man dem Patienten im Wartezimmer ein Glas Wasser anbietet, ist das eine wichtige Dienstleistung. Diese kleinen Handlungen tragen zum Erfolg der Zahnarztpraxis bei und sorgen für ein positives Gesamterlebnis. 

Dr. Qualen sagt jedoch, dass es trotz aller Bemühungen immer wieder stressige Tage gibt, an denen sie es nicht allen recht machen können. Aber solche Tage werden auf ein Minimum reduziert - sie sind die seltenen Ausnahmen.  

Einbindung des Personals in die wöchentlichen Sitzungen 

Dr. Qualen sagt, dass ihre Mitarbeiterversammlungen so gestaltet sind, dass jeder eine Stimme hat. Sie erteilt ihren Mitarbeitern das Wort und ermutigt sie, Empfehlungen für ihre Arbeitsabläufe zu geben. Anstatt einseitige Entscheidungen zu treffen und ihre Mitarbeiter darüber zu informieren, bezieht sie sie in ein Gespräch ein. Sie sagt, dass sie oft die Ideen ihrer Mitarbeiter umsetzt, was die Arbeitsabläufe insgesamt verbessert. "Wenn man seinen Mitarbeitern wirklich zuhört", sagt Dr. Qualen, "haben sie unglaublich gute Ideen und bringen vielleicht sogar Berufserfahrung aus anderen Praxen mit. ” 

Neben den wöchentlichen Treffen bemüht sich Dr. Qualen auch um individuelle Gespräche mit ihren Teammitgliedern. Sie spricht mit ihnen über ihre persönliche Geschichte und unterhält sich unter vier Augen über ihre Zukunft. Sie könnte sie fragen, wo sie sich in 20 Jahren sehen, ob sie in ihrem Job glücklich sind und ob sie zufrieden sind. Während dieser Gespräche macht sie sich aktiv Notizen, um die Erfahrungen ihrer Mitarbeiter zu verbessern, z. B. durch eine Änderung der Arbeitszeiten oder der Aufgaben. 

"Man muss offen fragen", sagt Dr. Qualen. "Wenn man immer davon ausgeht, dass alles gut ist, merkt man schnell, dass etwas nicht stimmt. ”

Nicht-Spezialisten können für Zahnarztpraxen von Vorteil sein 

Dr. Qualen erzählt, dass sie eine fachfremde Kraft namens Jennifer an der Rezeption hatte, als sie die Zahnarztpraxis eröffnete. Diese Mitarbeiterin hatte zuvor Erfahrungen im Hotelmanagement und im Gastgewerbe gesammelt, aber nicht in einer Zahnarztpraxis. Aufgrund ihrer Ausbildung in Hotellerie und Etikette führte sie jedoch zahlreiche Möglichkeiten ein, um die Patientenerfahrung in der Zahnarztpraxis zu verbessern. Dazu gehörte, dass sie den Patienten die Tür aufhielt, sie zu den Behandlungsräumen begleitete, sie vor sich gehen ließ und andere kleine Dinge, die einen großen Unterschied für die Patienten bedeuteten. 

Dr. Qualen sagt, dass es sich dabei um kleine Umgangsformen handelt, die die meisten Patienten nicht erwarten, die aber das Gesamterlebnis verbessern. Obwohl die Mitarbeiterin nicht mehr in ihrem Team ist, sagt Dr. Qualen, dass sie auf jeden Fall eine Spur hinterlassen hat. Ihr Hotel-Knigge ist nun in der Praxis geblieben und wurde von allen anderen Kollegen übernommen. Wenn Sie Probleme mit Ihrem Empfang haben, empfiehlt Dr. Qualen, einer fachfremden Kraft die Chance auf die Stelle zu geben. 

Herausfinden, was und wie man Aufgaben delegiert 

Delegieren ist ein wesentlicher Bestandteil der Teamführung, und herauszufinden, was und wie man delegiert, ist entscheidend für eine erfolgreiche Teamführung. Dr. Qualen sagt, dass sie alle vorbereitenden Schritte für die Behandlung delegiert, z. B. die Terminplanung und die Vorbereitung des Zahnersatzes. Sie sagt, dass sie sich bei diesen Themen ganz auf ihre Mädchen verlassen kann und diese auch wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sie Fragen haben. Auch die Kommunikation mit Dentallaboren und Krankenkassen delegiert sie. 

Dennoch muss Frau Dr. Qualen selbst ein Auge auf die Dinge haben. "Wir haben in Deutschland einen Vertrag mit den gesetzlichen Krankenkassen, und da muss man einfach bestimmte Dinge korrekt dokumentieren. Und am Ende trägt sie die Verantwortung, wenn etwas nicht in Ordnung ist. Deshalb will ich auch nicht aufhören zu kontrollieren. Meine Mädchen unterstützen mich dabei, auch die angestellte Zahnärztin. Ich drücke dem Ganzen meinen Stempel auf, und deshalb kann ich nicht alles den Mädchen überlassen. ” 

Das Verhältnis zwischen Praxismanagement und Zahnmedizin

Dr. Qualen sagt, dass sie derzeit 70 % ihrer Energie auf die Zahnmedizin und 30 % ihrer Energie auf das Praxismanagement verwendet. Sie möchte die meiste Zeit mit der Zahnmedizin verbringen, denn das ist ihre Hauptkompetenz, und das hat sie studiert. Um das ideale Verhältnis von 7:3 zu erreichen, brauchte sie jedoch einige Zeit und Mühe. Sie sagt, sie habe zunächst nebenbei Betriebswirtschaft im Eigenstudium erlernen müssen und zahlreiche Mentalcoachings absolvieren müssen, um ihre Fähigkeiten als Chefin und Teamleiterin zu verbessern.

Dr. Qualen sagt, dass neue Praxisinhaber im ersten Jahr viel schwierige Arbeit leisten müssen, aber sie müssen lernen, sich schnell zu organisieren, damit sie später nicht ausbrennen.

Du findest Dr. Qualen in Niendorf am Hundestrand oder in ihrer Praxis in Timmendorfer Strand. Du kannst auch über ihre offizielle Website gehen, sie anrufen, ihr eine E-Mail schicken oder sie auf Facebook oder Instagram finden. Sie können Dr. Qualen in unserem Zircon Medical-Podcast zuhören oder lesen Sie weiter für einen ausführlichen Artikel über Strategien zur effektiven Delegation von Aufgaben in der Zahnarztpraxis. 

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Wie kann man Aufgaben in einer Zahnarztpraxis effektiv delegieren? 

Ein unabhängiger Artikel des Zircon Medical Teams 

Delegieren ist eine hohe Kunst, die alle Praxisinhaber beherrschen müssen. Ohne wirksame Delegation könnten Sie Überstunden machen oder Ihre Hauptaufgaben als Zahnarzt vernachlässigen. Dies kann Sie daran hindern, Ihre Defizite zu messen oder das Wachstumspotenzial zu erkennen, was das Wachstum Ihrer Zahnarztpraxis bremsen oder sogar zu einem Burnout führen kann. Mit effektiver Delegation können Sie jedoch die meisten Aufgaben in Ihrer Zahnarztpraxis automatisieren und gleichzeitig sicherstellen, dass Sie die meiste Zeit mit Ihren primären Fähigkeiten verbringen, d. h. mit dem Zahnarzt-Sein.

Im Folgenden stellen wir sechs wichtige Schritte vor, die Ihnen helfen, Aufgaben in einer Zahnarztpraxis effektiv zu delegieren. 

1. Definieren Sie das Ziel 

Bevor Sie eine Aufgabe delegieren, müssen Sie genau wissen, was Sie delegieren und warum. Sie sollten die Ziele der Aufgabe, ihre Bedeutung und die Art und Weise, wie sie ausgeführt werden soll, genau verstehen. Wenn Sie die Aufgabe und die Ziele genau verstehen, können Sie sie Ihren Teammitgliedern effektiv vermitteln. Wenn Sie die Wichtigkeit der Aufgabe (und ihre Einbindung in die übergeordneten Ziele Ihrer Zahnarztpraxis) betonen, schaffen Sie Wert.

2. Wählen Sie die Teammitglieder für die Aufgabe aus 

Sobald Sie die zu delegierenden Aufgaben und deren Ziele festgelegt haben, sollten Sie die idealen Teammitglieder für die Umsetzung dieser Ziele bestimmen. Sie sollten Teammitglieder mit den richtigen Fähigkeiten und der richtigen Verfügbarkeit auswählen. Wenn die ausgewählten Teammitglieder bereits zu viel zu tun haben, können Sie die Prioritäten einiger ihrer bestehenden Aufgaben herunterschrauben, um sie nicht zu überlasten. Sie können Ihren Teammitgliedern auch ein Cross-Training anbieten, um ihnen zu helfen, neue Fähigkeiten für diese Aufgabe zu entwickeln.

3. Fragen Sie den Mitarbeiter nach seiner Meinung 

Sie sollten ein offenes Umfeld schaffen, in dem Ihre Mitarbeiter ihre Probleme, Fragen und Bedenken frei äußern können. Wenn die Mitarbeiter nicht die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen oder Einwände zu erheben, könnte es zu Problemen bei der Ausführung der Aufgabe kommen. Hören Sie sich die Ideen Ihrer Mitarbeiter an - sie könnten wichtige Erkenntnisse liefern, die Ihrer Praxis zugute kommen. Vergewissern Sie sich, dass Sie und Ihre Mitarbeiter sich über die übertragenen Aufgaben im Klaren sind.

4. Klare Erwartungen formulieren 

Sie können von Ihren Mitarbeitern nur dann erwarten, dass sie die angestrebten Ziele erreichen, wenn Sie klare Erwartungen stellen. Sie müssen ihnen die Befugnis erteilen, die Aufgabe zu erledigen, klare Fristen setzen und die zur Erfüllung der Aufgabe erforderlichen Ressourcen bereitstellen. In manchen Fällen müssen Sie den Mitarbeiter auch schulen, bevor er die Aufgabe effektiv ausführen kann.

5. Überprüfung ihrer Fortschritte

Sie müssen proaktiv mit Ihren Teammitgliedern über die ihnen übertragenen Aufgaben sprechen, vor allem in der Anfangsphase. Dies können Sie tun, indem Sie alle paar Tage oder bei wöchentlichen Besprechungen um regelmäßige Updates bitten. Nachdem der Mitarbeiter die Aufgabe eine Zeit lang ausgeführt hat, wird Ihr Bedürfnis, die Fortschritte zu überprüfen, abnehmen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie einen Nicht-Fachmann mit zahnmedizinischen Aufgaben betrauen.

6. Anpassungen vornehmen 

Im Laufe der Zeit erfahren Sie vielleicht mehr über die festgelegten Aufgaben, Ziele und die Fähigkeiten Ihrer Teammitglieder. Sie sollten genügend Spielraum lassen, um Ihre Erwartungen mit der Zeit anzupassen. Ihre Teammitglieder sollten sich auch frei fühlen, Änderungen an den Aufgaben und Zielen vorzuschlagen. So könnten die für die Terminplanung zuständigen Teammitglieder beispielsweise ein besseres und effizienteres System zur Automatisierung der Termine vorschlagen. Sie sollten bereit sein, die Aufgabenerwartungen im Laufe der Zeit zu ändern.



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